Lorsque vous possédez un commerce et que vous utilisez un logiciel de caisse afin de le gérer, ce dernier doit répondre à certains critères. La certification NF 525, également appelée « NF Logiciel de gestion d’encaissement », garantit la conformité de votre logiciel avec la loi. Alors, à quelles obligations cette norme vous permet-elle de répondre ? Comment trouver un logiciel de caisse conforme ?
La certification NF525 concerne tous les commerçants assujettis à la TVA
Depuis le 1er Janvier 2018, tous les commerçants soumis à la TVA, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, de droit privé ou public, et qui font usage d’un logiciel de caisse, de comptabilité ou encore d’un logiciel de gestion doivent répondre aux obligations précisées dans l’Article 88 de la loi « anti-fraude à la TVA ».
Si vous possédez plusieurs systèmes de caisse électronique ou plusieurs logiciels pour enregistrer les règlements et gérez votre commerce, vous serez dans l’obligation de présenter un certificat NF 525 pour chacun des systèmes ou logiciels que vous utilisez.
L’administration fiscale pourra effectuer des contrôles inopinés et intervenir directement au sein de vos établissements professionnels afin de vérifier que vous détenez le certificat en question.
La rigueur est donc de mise lorsque vous choisirez le logiciel de caisse enregistreuse qui accompagnera le développement de votre activité !
NF 525 : Les données doivent être inaltérables
Grâce à votre logiciel certifié NF525, vous pouvez enregistrer toutes les données relatives aux règlements clients sans qu’elles ne puissent être altérées. Cela signifie que l’administration fiscale pourra accéder à vos données d’origine enregistrées initialement, mais aura également une vision claire de la moindre correction éventuellement apportée.
NF 525 : Les données doivent être sécurisées
Grâce à un logiciel de caisse enregistreuse qui répond aux normes NF525, vous pouvez sécuriser les données d’origine, ainsi que les modifications éventuelles, et les pièces justificatives. Un procédé technique fiable (comme les techniques de chaînage ou de signature électronique) doit être utilisé afin de sécuriser leur accès.
NF 525 : Les données doivent être conservées
La certification NF525 vous permet d’accéder à un logiciel qui enregistre et clôture les données sur une période donnée. En ce sens, la clôture doit intervenir à la fin d’une période au minimum annuelle.
Mais votre logiciel doit également permettre une clôture journalière et mensuelle. Grâce à ce critère, les données se cumulent et sont calculées par le système de caisse. Elles peuvent être conservées :
- En ligne, grâce à un logiciel ou un système ;
- Dans une archive qui respecte les conditions d’archivage.
En outre, les données doivent être traçables, ce qui permettra à l’administration de vérifier l’ensemble des flux liés aux données de votre commerce.
Les données doivent être archivées
Les données enregistrées grâce à votre logiciel de caisse doivent être archivées, en vue d’un contrôle de l’administration fiscale.
Votre logiciel de caisse doit prévoir un dispositif technique qui garantira l’intégrité dans le temps des archives que vous produisez, mais également leur conformité par rapport aux données initiales de règlement.
Afin de faciliter les opérations comptables quotidiennes liées à votre métier, la caisse enregistreuse est aujourd’hui un outil indispensable pour les commerçants. La certification NF 525 vous permet d’être sûr de la qualité et du sérieux du logiciel de caisse enregistreuse que vous choisirez !
